Inspirerende praktijken beleidsvoerend vermogen

Doe inspiratie op aan de hand van deze voorbeelden uit de praktijk. Zij gingen aan de slag met beleidsvoerend vermogen.

Toch loopt het niet altijd zoals verwacht. Villa Clementina werkt veel samen met andere organisaties en dan is het belangrijk om de missie en doelstellingen van die mogelijke partners te kennen om uit te kunnen maken waar de ‘winst’ voor hen ligt. Bij één van de projecten bleken ze niet op hetzelfde spoor te zitten. Een tip: vraag altijd om de kaarten van bij het begin open op tafel te leggen. Een werkpunt voor Villa Clementina is een nog betere inbedding in hun zorgregio en de thema’s die daar leven.

Website Villa Clementina

Jess is erg trots op haar team. “We zijn heel goed op elkaar ingespeeld met ieder zijn eigen kwaliteiten. Het blijven zoeken naar de juiste mensen met dezelfde visie is heel belangrijk in een goede werking. Alleen op deze manier kan je verder groeien. Het is belangrijk dat je personeel zichzelf kan zijn. Voelt iemand zich eens een dag minder, dan moet dit bespreekbaar zijn en weten de anderen dat ze de collega wat meer moeten ondersteunen. Ook voor leuke momenten wordt er tijd gemaakt, bijvoorbeeld: samen gaan eten of samen winkelen. Zo leer je elkaar beter kennen en dat zorgt voor een optimaal groepsgevoel.” 

“Doordat ik zelf zo vaak op de werkvloer sta kan ik heel goed inschatten waar de problemen of moeilijkheden zitten. Hierdoor kan ik veel korter op de bal spelen en bijsturen waar nodig”, voegt ze nog toe. “Mijn team is mijn spiegel. Ik kan steeds terecht bij hen met vragen of dingen die ik moeilijk vind. Keuzes worden bij ons altijd in overleg genomen. Ieder kijkt naar elke situatie met een ander oog. Dat zorgt voor een diverse inbreng van ideeën, oplossingen en suggesties.”

Eén keer liep het fout, toe Jess een vriendin liet werken in de opvang. “In het begin was dat heel leuk maar soms moet je als verantwoordelijke ook eens bijsturen. En bij vrienden is dat veel moeilijker dan bij collega’s die je van voordien niet kende.” Dit zou ze nooit opnieuw doen. “Met vrienden moet je wandelen en niet handelen. Dit gezegde bevat veel waarheid.”

Bij Het Girafke willen ze blijven groeien en vooruit kijken. Open communicatie blijft daarbij cruciaal. Ook up-to-date blijven met nieuwe regelgeving vindt Jess belangrijk. 

Inspiratie halen ze bij Het Girafke uit de steeds nieuwe gezinnen en nieuwe kinderen. "Elk kind is anders en vraagt een andere aanpak. Dat maakt deze job zo leuk en uitdagend."

De tip van Jess: “Zorg voor een goed team met verschillende krachten en mensen die vooruit kijken. Blijf zoeken tot je een match hebt. Probeer zelf ook zoveel mogelijk op de werkvloer te staan zodat je moeilijkheden of problemen zelf ondervindt en er iets mee kan doen. Luister naar elkaar, speel kort op de bal en durf dingen veranderen en aanpakken. En besef vooral dat je personeel de motor is van je kinderopvang. Ieders inbreng verrijkt je werking.”

Website Het Girafke

Heidi is trots op de flexibiliteit van haar team. Er is veel inzet, tijd en energie naar de reorganisatie gegaan, ook in het bijschaven, in vraag stellen en checken of het doel bereikt wordt. Zij werkt graag met beelden en dan is het wel fijn om te zien dat dat beeld gaat ‘leven’. Medewerkers gingen creatief aan de slag met dat beeld. De bloemen werden bijvoorbeeld in het echt geknutseld en er werden geboortekaartjes gemaakt. 

Heidi heeft geleerd dat je een emotie niet kan counteren met rationaliteit. Iets blijven uitleggen en niet ingaan op de emotie die er onder zit, doet je botsen. Communicatie met erkenning voor alle lagen is belangrijk. 

Communicatie is een proces dat nooit klaar is. Bij Ferm werken ze aan verdere verfijning, bekijken ze welke informatiekanalen werken en stellen ze in vraag of iedereen de juiste info heeft of krijgt. Belangrijk is ook dat signalen in alle richtingen worden opgenomen. Ferm werkt hard aan de wederkerigheid van hun communicatie en blijft medewerkers uitnodigen om dat mee ter harte te nemen.

Website Ferm

Om extra middelen te verwerven, werkt Engelbewaarder mee aan verschillende tewerkstellingsprojecten en Europese projecten.  Katty: “Op deze manier krijg je ruimte om je werking nog meer uit te bouwen. Terzelfdertijd zorgt dit voor een mooie verrijking aan kennis, contacten en visie.”

Katty is trots op de manier waarop de organisatie het beleid vertaalt in werkbare documenten voor de medewerkers.  Zo is de pedagogische visie vertaald in een pedagogisch woordenboek. Procedures worden omgezet in concrete werkinstructies. Dit doen ze zo veel mogelijk samen met de medewerkers. 

Maandelijks is er een nieuwsbrief voor de begeleiders met praktische info maar ook met nieuwe tendensen in de kinderopvang. 

En last but not least is er een feestcomité. Er worden leuke activiteiten georganiseerd door en voor de medewerkers. 

Katty voelt zich nog wat onzeker als het aankomt op het evalueren van de totale werking. Is alles voldoende bevraagd bij de medewerkers, ouders, de buurt? Dit beeld is nodig om een meerjarenplanning te kunnen maken met doelstellingen op korte en langere termijn. “Zo’n meerjarenplanning kan maar gedragen worden als de medewerkers mee zijn in het verhaal”, geeft Katty mee. 

De medewerkers helpen Katty om de juiste keuzes te maken. Goede en duidelijke afspraken brengt ook bij hen rust. Een open communicatie is hierbij belangrijk. Maar evident zijn ook de ouders en de kinderen voor Katty een spiegel om de juiste keuzes te maken. Dit kan door in gesprek te gaan met hen en te luisteren naar hun wensen.  “Tevreden kinderen, ouders en medewerkers zijn de beste drijfveer om er dagelijks weer tegenaan te gaan.”

De tip van Katty: “Blijf inspirerend voor je medewerkers. Grijp de kleine momenten aan om bij te sturen en je visie te vertalen naar hen. En blijf vooral kritisch denken, ons werk is nooit af!”

Meer info: www.engelbewaardervzw.be 

Bjorn Martens is coördinator projecten bij de Dienst Kinderopvang van de stad Gent. 

De dienst Kinderopvang van Stad Gent stelt zowat 800 professionals in de kinderopvang tewerk. De organisatie gaat prat op een sterke gedragen visie op kwaliteit en sociale inclusie. “Om de gewenste kwaliteit en impact te bereiken zijn een gedragen visie, effectieve strategieën en werkzame systemen een must”, stelt Bjorn. “We bouwden de voorbije jaren een stevige werking uit rond kwaliteit en kwaliteitsmanagementsystemen vanuit het kwaliteitshandboek. Al onze locaties werden hier actief bij betrokken. Het helpt dat de inhoud van de ‘dragers’ van BVV zo goed als helemaal overlapt met het kwaliteitshandboek.”

"Onze dienst vertrekt voor zijn organisatie vanuit het idee van het ‘competent systeem’. 
Dat biedt ons een duidelijk kompas voor onze interne beleidsvoering.  We zetten prioritair in op professionalisering van onze medewerkers professionaliseren. Dat  is echt wel iets waar we trots op kunnen zijn.”

Toch zijn er ook valkuilen, beseft Bjorn. “Als je steunt op systemen, moet je opletten dat je na uitrol niet berust in dat iets ‘af’ is en ‘wel goed zit’. Jezelf en de geïnstalleerde systemen monitoren en permanent in vraag stellen, is nodig en blijft een race tegen de beschikbare tijd van jezelf.” 

“De kinderopvang is een snel veranderende sector in een eveneens snel veranderende samenleving. Daarom is het als organisatie essentieel om af en toe uit te zoomen en, net zoals we verwachten van onze professionals op de vloer, te reflecteren. Je moet beleid en acties durven in vraag stellen en bijsturen.” 

Een tip van Bjorn: “Met collega’s spreken buiten de werkcontext, zet aan tot denken en geeft ideeën voor de eigen werking. In de drukte van de dag is het moeilijk om hier spontaan tijd voor te maken. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een jobshadowing sessie, een studiedag met het team, de deelname aan een lerend netwerk, een intervisie of een Wanda sessie. Vertaal je opgedane inzichten ook verder naar het team en je beleid. Zo houd je jouw organisatie fris.”

En nog een laatste tip: “Bewaak de essentie voor élk kind, élk gezin en élk team(lid). Die essentie is kwaliteit. Laat je inspireren door onderzoek wanneer je systemen uitbouwt. Organisatoren zijn de grootste experten zijn in hun vakgebied. Kijk daarom altijd over de muur, leer van en samen met anderen!”

Meer info: www.stad.gent/nl/onderwijs-kinderopvang/kinderopvang

Iris zorgt elke dag opnieuw voor een gevarieerd spelaanbod. Ze denkt voortdurend na over nieuwe activiteiten en schaft regelmatig nieuw speelgoed aan zodat de kinderen telkens opnieuw worden uitgedaagd. Ze werkt rond verschillende thema’s die aanleunen bij de belevingswereld van de kinderen. Dit kunnen voor de hand liggende thema’s zijn zoals Pasen en Kerst maar net zo goed wat meer bijzondere thema’s zoals dino’s en pinguïns.

Iris werkt graag met thematafels. In de winter is dat bijvoorbeeld een sneeuwtafel. Die maakte ze met gekleurd water, baking soda, azijn en ijsbollen. Thematafels stimuleren de fantasie en de creativiteit. Ze zijn goed voor het concentratievermogen en sommige kindjes ontprikkelen hier eerder van en worden rustig.

Iris hecht veel belang aan een open communicatie met de ouders. Goede afspraken, wederzijds vertrouwen en respect dragen bij tot een goede samenwerking. Ze wil dat zowel de kindjes als de ouders zich thuis voelen in de Kikkerprins. Ze toetst regelmatig naar hun tevredenheid en stuurt indien nodig bepaalde punten bij. In een besloten whatsappgroep doet af en toe een pollbevraging en ouders kunnen nieuwe ideeën in de kikkerbrievenbus achterlaten.

Bij de breng- en afhaalmomenten neemt Iris altijd uitgebreid de tijd om een babbeltje te doen met de ouders. Op regelmatige basis worden er samen met de ouders activiteiten gedaan zoals het jaarlijks sintfeest, een EHBO cursus of zelfs een poolparty voor de mama’s met moederdag.

Iris is ervan overtuigd dat je als organisator elke dag met beleidsvoerend vermogen bezig bent zonder het zelf te beseffen. Door bijvoorbeeld regelmatig na te denken over wat er verbeterd kan worden. Zo zat Iris onlangs na te denken over haar crisisprocedure. Dit was een saaie tekst van een paar A4 bladen lang. Totaal niet efficiënt dus wanneer je dit moet gaan toepassen, bedacht ze. Met de hulp van haar dochter heeft ze de stappen van de crisisprocedure dan uitgetekend in zeven eenvoudige kikkerafbeeldingen.

Verder heeft Iris ook een ‘wentas’ geïntroduceerd in de Kikkerprins. Hierin zitten een slaapzakje van de opvang, de liedjeskaft van de opvang , het heen-en weerboekje, een familiefotoboek en nog andere spulletjes. De ouders krijgen deze tas een week voor de effectieve start mee naar huis zodat zowel zij als hun kindje op voorhand kunnen wennen aan de opvang.

Meer info: www.dekikkerprins.be 

De visie van Wolkewietje is geïnspireerd door de Reggio Emilia pedagogie uit Italië. Toen Ilse een tiental jaar geleden verantwoordelijke werd, kon ze weliswaar rekenen op een sterk en constant team, maar toch had ze het gevoel dat ze niet vooruit geraakten. Verbeteracties verdwenen weer even snel als ze gekomen waren omdat iedere begeleider zijn eigen invulling gaf aan wat nu ‘het beste’ was voor de kinderen. “Plaatsten we bijvoorbeeld een laag tafeltje om de kinderen op heuphoogte en rechtstaand te kunnen laten spelen, dan stond dit de volgende ochtend al terug in de gang omdat enkele peuters op het tafeltje klommen en de begeleiding dit te gevaarlijk vond,” merkt  Ilse op. Met de Reggio Emilia filosofie als basis introduceerde ze een houvast, een ankerpunt voor de werking. Er werd ruimte gemaakt voor kindvrije momenten, om de kinderen die als geboren onderzoekers zijn, goed te observeren. In het organigram kwam er een nieuwe functie bij, deze van ‘atelierista’, want er werd voortaan elke week kunst gemaakt met de kinderen in het atelier. In de boekhouding verdween de post ‘speelgoed’ want de boekhouder wist zich geen raad met alle bonnetjes van de kringloopwinkel waarop alleen maar de algemene term ‘huisraad’ vermeld stond. Dus zag de post ‘open-eind materialen’ het levenslicht.

En zo kreeg de nieuwe visie vaste voet in alle geledingen van de werking van Wolkewietje. Van de voorzitter tot de logistiek medewerker of kok, iedereen voelt deze visie in zijn handelen. Het is dan ook heel belangrijk dat iedereen de visie goed kent, en dat ook nieuwe medewerkers snel mee zijn in dit verhaal.

Ilse vatte de Reggio Emilia visie samen in 3 kerngedachten en vertaalde die naar de praktijk. Wat betekent dit voor de begeleidershouding? En wat is de invloed op de ruimte en het gebruik van materialen? De teksten liet Ilse nalezen door het team, want het was belangrijk dat het een werkinstrument voor hen werd. En omdat beelden zoveel meer kunnen zeggen dan woorden, zocht ze bij elke kerngedachte beeld- en filmmateriaal. Al dit documentatiemateriaal is nu voor het team beschikbaar via een app. “Een kindbegeleider kan, wanneer zij of hij bij de peuters op de slaapkamer zit of tijdens een koffiemomentje, eens een stukje lezen over hoe ons krachtige kindbeeld ons eetmoment drastisch veranderd heeft of een filmpje bekijken van onze invulling van risicovol spel. De app laat ook toe om een comment achter te laten of een vraag te stellen waardoor ik snel kan inspelen op onduidelijkheden of opmerkingen”, vertelt Ilse. 

Wanneer Ilse las dat elke organisator de vrijheid heeft om op zijn eigen manier, binnen de context van de organisatie, beleidsvoerend vermogen in de praktijk te brengen, dan was ze niet alleen meer hoopvol maar ook trots. “Want dit het signaal dat we als sector serieus genomen worden, dat er geloof is in ons sociaal ondernemerschap.”

Meer info: www.wolkewietje.be

Barbara schreef het beleid uit in vijf pijlers.

Een eerste pijler is “samen zorgen we voor een plezante werkomgeving”. Barbara vat het als volgt samen: “Gelukkige werknemers zullen productiever werken wanneer ze vrij kunnen lachen, over problemen kunnen praten en zichzelf kunnen zijn. Ik laat hen weten dat ik als werkgever steeds klaar sta voor het beantwoorden van alle mogelijke vragen en durf mezelf ook kwetsbaar op te stellen. De deur van mijn kantoor staat altijd open, en de communicatie verloopt duidelijk en transparant. Ook voor ouders en externe partners staat onze deur open. Iedereen moet zich welkom en geliefd voelen.”

“Persoonlijke opleiding” is de tweede pijler. Zo werken de meer ervaren kinderbegeleiders de nieuwe werknemers in, zodat ze snel goed kunnen meedraaien. Verder is er de kans om vorming te volgen en komt er geregeld een pedagogisch coach of een externe deskundige over de vloer. Dat levert vaak nieuwe ideeën op, bijvoorbeeld over infrastructuur. Zo hebben ze er vorig jaar voor gezorgd dat de kinderen het ganse jaar door op eigen initiatief naar de aangrenzende buitenspeelruimte konden.

Een derde pijler luidt: “Elke dag is complimentendag”. Heel eenvoudig: werknemers die een goed zelfbeeld hebben, geven dit door aan de kinderen. Opbouwende kritiek, wanneer er iets mis liep of een medewerker iets verkeerd deed, komt beter aan in een milieu waarin complimenten centraal staan. Eerlijke en open communicatie staat voorop. 

“Jullie zorgen voor de kindjes – Ik zorg voor jullie”. Dat is pijler nummer vier. Beleidsvoerend vermogen betekent ook een gestructureerde werkomgeving, met duidelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden die door alle medewerkers gekend en toegepast worden. Voor elkaar zorgen, is hierbij belangrijk. Dat betekent ruimte om werk en gezin te combineren en correct,  tijdig en duidelijk communiceren. 

De laatste pijler is “vertrouwen en verantwoordelijkheid”. Een belangrijk aspect van beleidsvoerend vermogen is duidelijk leiderschap. “Voor mij is een goede leider iemand die durft te delegeren”, zegt Barbara. “En dat geldt niet alleen voor mijzelf, het is ook voor onze medewerkers belangrijk om initiatief te kunnen nemen, vertrouwen te krijgen en te tonen dat ze het waard zijn om verantwoordelijkheden op te nemen. Dat creëert een goed zelfbeeld en dat gevoel straalt af op je werk en dus op de kinderen.” Dit zorgt er meteen voor dat ze bij ’t Vaarthuis zaken in vraag durven stellen en vernieuwen. Een voorbeeld is de crisisprocedure. Regelmatig neemt elke kinderbegeleider een procedure onder de loep. Kloppen alle gegevens nog wel? Wat zou beter kunnen? Tijdens een personeelsvergadering worden dan alle bevindingen naast elkaar gelegd. En ook aan ouders wordt een reactie gevraagd op bijvoorbeeld de ZiKo portretten. Dit geeft de kinderbegeleiders een grote voldoening én is een extra stimulans om met eventuele tips van de ouders aan de slag te gaan.

Meer info: www.vaarthuis.be

Het Toverhuis bestaat in 2024 20 jaar. Katja en haar collega Katrien zijn destijds klein gestart met 17 kinderen op 1 locatie. Intussen is het kinderdagverblijf flink gegroeid en kwamen er heel wat kinderen en medewerkers bij. “Een hele grote stap vonden we dat”, zegt Katja. “ We hadden ook helemaal geen ervaring in het leiding geven. Het lukte met vallen en opstaan. We hebben onze weg moeten vinden.”

Katja: “Wanneer je één locatie hebt dan gaat het nog net om permanent te coachen op de werkvloer maar eenmaal er meerdere locaties zijn is er echt nood aan een kader, een houvast voor de collega’s en ook voor onszelf.” En dus ontwikkelden ze een functieomschrijving die ongeveer alles omvat: wat verwachten we van onze begeleiders? Kinderopvang is meer dan alleen wat spelen en verzorgen van kindjes. Katja en Katrien zetten alles in een cirkel die al snel een bloem werd. Het is belangrijk dat de cirkel rond is. Het welbevinden van de kinderen lukt alleen als de sfeer goed zit in het team, als de ouders zich goed voelen, als je infrastructuur in orde is, je kan reflecteren en werken aan je persoonlijke ontwikkeling en je in orde bent met de broodnodige administratie.

“Het is heel hard werken om je visie en je werking te bewaken en te implementeren zeker wanneer er veranderingen zijn in de samenstelling van een team of bij opstart van een nieuw initiatief. Door het tekort aan medewerkers hebben nieuwe collega’s geen inlooptijd en zijn ze dadelijk verondersteld van alles te weten en te kunnen. Je kan daarom best een draaiboek hebben, in orde zijn met al je procedures, een schitterend kwaliteitshandboek hebben… En vooral: blijven coachen en opvolgen. Het is nooit klaar!”

Meer info: www.toverhuis.be

Iedere medewerker mocht ook zijn top drie van waarden geven zoals ze toegepast worden in het kinderdagverblijf of zoals ze deze graag hadden gezien. Het leidde tot vijf waarden die iedereen bij Auricula hoog in het vaandel draagt. Dezelfde waarden worden ook gebruikt als selectie- en beoordelingscriteria.  Het gaat over de liefde voor het kind, respect, samen, optimisme en kwaliteit. De jaarlijkse ouderenquête gaf dan weer inzicht in hoe de ouders kijken naar de opvang. 

De analyse leidde tot een slogan “samen-groeien” en een strategisch plan. De volgende uitdaging was om dit plan te vertalen naar de werkvloer. Annelies dacht aan de woorden van de Franse schrijver Antoine de Saint-Exupéry: “Wanneer je een schip wil gaan bouwen, breng dan geen mensen bijeen om timmerhout te sjouwen of alleen te tekenen.  Voorkom dat ze taken ontvangen, deel evenmin plannen mee. Maar leer eerst de mensen verlangen naar de eindeloze zee.” Dus vroeg Annelies aan alle medewerkers op welke manier zij die doelstellingen zouden realiseren. Eén van de voorstellen die zij opperden was dat de kindbegeleiders graag gerichter zouden bezig zijn met het uitwerken van activiteiten. Om hen, geheel volgens de slogan, samen te laten groeien werd nagedacht over hoe ze dit konden aanpakken. Vanuit de groep kwamen tal van ideeën voor een natuurlijke belevingstuin.  Deze werden in een plan gegoten en er werden tal van activiteiten gekoppeld aan de verschillende hoeken in de tuin die inzetten op alle ontwikkelingsdomeinen. Er werd een kerstmarkt ingericht om de ouders te betrekken bij de plannen en om geld in te zamelen.

Ging het dan allemaal over rozen bij Auricula? “Helaas niet,” zegt Annelies. “We hadden het project ingediend voor de warmste week en hoopten dat we daarmee een eerste duit in het zakje zouden krijgen, maar het project werd niet weerhouden.  We vielen ook uit de boot bij een Hart voor West-Vlaanderen. Dus we zijn nog volop op zoek naar financiële middelen.  De zoektocht naar iemand die de grondwerken wil uitvoeren loopt ook niet van een leien dakje: iedereen is overbevraagd en zo’n klein project wordt vlug op de lange baan geschoven.  Maar we streven ernaar en gaan ervoor.”

Annelies heeft een aantal zaken geleerd uit deze oefening. Vooreerst dat het niet altijd groots moet zijn. Soms zit het hem in de kleine dingen, bijvoorbeeld: wanneer een kindje een mindere dag heeft, dit ook durven benoemen naar de ouders toe maar op een verbindende manier. Maar graag ook met een positieve noot, want het kan nooit allemaal slecht zijn. En verder: wat goed is, moet ook benoemd worden en behouden blijven. Je moet niet voortdurend het warm water uitvinden. We doen al zo veel goede dingen!

Meer info: www.auricula-overleie.be