Documenten voor ouders en kinderen

Als vergunde kinderopvang heb je een aantal documenten nodig. Ze zijn belangrijk voor de veiligheid van je opvang en dragen bij tot goede communicatie met ouders.

In elke kinderopvanglocatie is er een aanwezigheidsregister aanwezig. 

Inhoud

In het aanwezigheidsregister registreer je per dag de aankomst- en vertrektijd van elk opgevangen kind.

Vergeet ook niet je eigen kinderen op deze lijst in te vullen.

Aanpak

• Zorg ervoor dat de aanwezigheidslijst op elk moment precies weergeeft welke kinderen aanwezig zijn. Registreer elk kind direct bij aankomst en vertrek, nooit vooraf of achteraf. 
• Ouders bevestigen deze aanwezigheden. 
  • Dit kan schriftelijk of elektronisch; vb. als je een elektronisch systeem hebt met toegangsbadges. 
  • Je kiest zelf hoe vaak ze dit doen: dagelijks, wekelijks, ... 
• Bewaar deze documenten 12 maanden in de locatie zodat Zorginspectie ze kan bekijken. 

Voor elk opgevangen kind heb je een actuele inlichtingenfiche in de opvang. Dit is belangrijk voor de veiligheid van het kind.  

Inhoud

• de identificatiegegevens van het kind en de ouders
• hoe je de ouders en de behandelende arts kan bereiken
• aandachtspunten over het kind: zijn gezondheid (bv. allergie, medicatie),  de omgang met het kind 
• de personen die het kind mogen ophalen

Aanpak

• Zorg ervoor dat de inlichtingenfiche vanaf de eerste opvangdag volledig is en altijd binnen handbereik ligt. Zo ben je voorbereid als je bijvoorbeeld een ouder of de huisarts moet bellen, of wanneer iemand die je nog niet kent, het kindje komt ophalen.
• Laat ouders de fiche regelmatig controleren. Je wilt altijd de meest actuele informatie hebben om gepast te kunnen reageren.

Privacy

Omdat de inlichtingenfiche persoonlijke gegevens van de kinderen bevat: 

• mogen enkel deze personen dit document inkijken:  
  • de organisator, als het echt noodzakelijk is
  • de verantwoordelijke van de locatie
  • de kinderbegeleider die het kind begeleid
  • voor de controle op de naleving van de vergunningsvoorwaarden: Zorginspectie en Opgroeien 
  • de gezinnen, voor hun eigen kind. 
• laat je deze documenten bijvoorbeeld niet open liggen of hang je ze nergens op. 

In het huishoudelijk reglement bundel je info en regels en informatie over jouw opvang die gelden voor alle ouders. Bv. de contactgegevens, de prijs, je beleid rond ziekte ... 

• Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de contracthouder (meestal een ouder).
• Zorg ervoor dat het reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag van iemand ter beschikking stellen.

De schriftelijke overeenkomst is het contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind. De overeenkomst bevat de rechten en plichten van beide partijen. Bv. de prijs die het gezin betaalt, hoe vaak en wanneer het kind zal komen ... De afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. 

• Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.

De opvang moeten voor alle activiteiten die vanaf 27 januari 2022 worden georganiseerd, gebruikmaken van een verplicht modelattest.