Documenten voor ouders en kinderen

Als vergunde kinderopvang heb je een aantal documenten nodig. Ze zijn belangrijk voor de veiligheid van je opvang en dragen bij tot goede communicatie met ouders.

In het aanwezigheidsregister registreer je de aankomst en het vertrek van elk kind. De ouders bevestigen dit dagelijks of wekelijks.

• Zorg ervoor dat de aanwezigheidslijst op elk moment precies weergeeft welke kinderen aanwezig zijn. Registreer elk kind direct bij aankomst en vertrek, nooit vooraf of achteraf. 
• Vergeet ook niet je eigen kinderen op deze lijst in te vullen.

In de inlichtingenfiche staat alle informatie over het kind. Bv. wie haalt het kind af? Wie contacteer je bij ziekte? Info over allergieën ... 

• Zorg ervoor dat de inlichtingenfiche vanaf de eerste opvangdag volledig is en altijd binnen handbereik ligt. Zo ben je voorbereid als je bijvoorbeeld een ouder of de huisarts moet bellen, of wanneer iemand die je nog niet kent, het kindje komt ophalen.
• Laat ouders de fiche regelmatig controleren. Dingen veranderen snel, en je wilt altijd over de meest actuele informatie beschikken om gepast te kunnen reageren.

In het huishoudelijk reglement bundel je info en regels en informatie over jouw opvang die gelden voor alle ouders. Bv. de contactgegevens, de prijs, je beleid rond ziekte ... 

• Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de contracthouder (meestal een ouder).
• Zorg ervoor dat het reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag van iemand ter beschikking stellen.

De schriftelijke overeenkomst is het contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind. De overeenkomst bevat de rechten en plichten van beide partijen. Bv. de prijs die het gezin betaalt, hoe vaak en wanneer het kind zal komen ... De afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. 

• Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.

De opvang moeten voor alle activiteiten die vanaf 27 januari 2022 worden georganiseerd, gebruikmaken van een verplicht modelattest.